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Guía sobre la facturación electrónica | Asesoría Lamas

Facturación electrónica: ¿qué es y por qué es imprescindible?

La facturación electrónica es un sistema digital de emisión y recepción de facturas con la misma validez legal que una factura en papel. Su implantación permite automatizar procesos, reducir errores y garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.

Si usted es empresario o autónomo, es importante que conozca su funcionamiento y los pasos necesarios para su correcta implementación. En esta guía, elaborada por Asesoría Lamas, le explicamos cómo adaptarla a su negocio y qué aspectos debe considerar.

¿Quiénes están obligados a utilizar la facturación electrónica?

De acuerdo con la normativa vigente, la Ley 25/2013 (de impulso de la factura electrónica en el sector público) y la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) (establece la factura electrónica como el único sistema permitido entre empresas), deben emplear la facturación electrónica: 

  • Empresas y profesionales que emitan facturas a la Administración Pública (obligatorio desde 2015).
  • Negocios que trabajen con empresas que requieran facturas electrónicas.
  • Aquellos que deseen mejorar la gestión de sus documentos contables.
  • Empresas que busquen reducir el uso de papel y optimizar el almacenamiento de facturas.

Por ejemplo, si usted es autónomo y presta servicios a una empresa que exige facturación electrónica, deberá adaptarse a este sistema para cumplir con la normativa.

¿Cómo generar una factura electrónica? Paso a paso

Para emitir una factura electrónica, siga los siguientes pasos:

  1. Seleccione un software de facturación. Existen diversas herramientas que permiten generar facturas electrónicas de manera sencilla y conforme a la legislación vigente.
  2. Incluya la información obligatoria
    • Datos del emisor y del receptor (NIF, dirección, etc.).
    • Descripción de los bienes o servicios prestados.
    • Base imponible e impuestos aplicables.
    • Fecha de emisión.
    • Número de factura.
    • Firma digital (opcional, pero recomendable para garantizar su autenticidad).
  3. Obtenga el consentimiento del receptor. Antes de emitir facturas en este formato, el destinatario debe aceptar recibirlas en formato digital.
  4. Envíela por los medios habilitados. Puede enviarla por correo electrónico o utilizar plataformas oficiales como FACe en caso de facturación a la Administración Pública.

Tipos de facturas electrónicas

Tipo de Formato

Descripción

Ejemplos

Formato estructurado

Diseñado para el procesamiento automatizado en sistemas informáticos.

Facturae (XML), EDIFACT

Formato no estructurado

Contiene la información en una imagen o PDF, lo que requiere intervención manual para su gestión.

Imagen, PDF

Beneficios de la facturación electrónica

  • Rapidez: Permite la emisión y recepción inmediata de facturas.
  • Precisión: Reduce errores comunes en la facturación manual.
  • Ahorro de espacio: Almacena documentos digitalmente sin necesidad de archivos físicos.
  • Accesibilidad: Permite la consulta desde cualquier dispositivo con acceso a internet.
  • Cumplimiento normativo: Facilita la gestión fiscal y auditorías.
  • Sostenibilidad: Disminuye el consumo de papel y tinta, favoreciendo el medio ambiente.

Gestión y almacenamiento de facturas electrónicas

Para una administración eficiente, considere las siguientes acciones:

  • Conserve las facturas durante el período exigido por la legislación (al menos 5 años).
  • Realice copias de seguridad periódicas para evitar la pérdida de información.
  • Controle los vencimientos de pago para evitar retrasos.
  • Integre un sistema contable que facilite su organización y gestión.

¿Cuándo entra en vigor la facturación electrónica obligatoria?

La Ley Crea y Crece, aprobada en España, establece la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas y autónomos. Su implantación se hará de forma progresiva, con dos categorías principales.

  • Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Deberán adoptar la facturación electrónica en un plazo de 12 meses desde la publicación del reglamento definitivo.
  • Restantes empresas y autónomos: Contarán con un plazo de 24 meses tras la entrada en vigor de la norma.

¿Cómo empezar con la facturación electrónica en su negocio?

En cinco pasos, usted podrá integrar la facturación electrónica en su negocio y adaptarse al marco normativo actual. 

  1. Confirme si su actividad requiere facturación electrónica obligatoria.
  2. Elija un software adecuado y familiarícese con su uso.
  3. Forme a su equipo en la utilización de la herramienta.
  4. Informe a sus clientes sobre la transición a este sistema.
  5. Verifique el cumplimiento de la normativa fiscal vigente.

¿Cómo empezar con la facturación electrónica en su negocio?

Cada vez más empresas y profesionales adoptan este sistema para agilizar sus operaciones y cumplir con la normativa. Si aún no ha implementado la facturación electrónica en su negocio, ahora es el momento ideal para dar el paso.

Si necesita asesoramiento sobre su adaptación o quiere asegurarse de que cumple con la legislación, en Asesoría Lamas estamos a su disposición para ofrecerle el mejor servicio. Con nosotros, invierta en su tranquilidad.

¿Prefiere que nos encarguemos nosotros?

El papeleo, los formularios y los plazos pueden complicar el inicio de su actividad. En Asesoría Lamas podemos ocuparnos de todo el proceso de alta por usted.

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