La digitalización ya no es una opción, es una necesidad. Y con las nuevas normativas, como la Ley Crea y Crece, la factura electrónica se ha convertido en una herramienta imprescindible para empresas y autónomos. ¿Cómo emitir la factura electrónica correctamente? No se preocupe, aquí le explicamos paso a paso todo lo que necesita saber para cumplir con la normativa vigente, ahorrar tiempo y evitar sanciones.
En este artículo descubrirá qué es una factura electrónica, cómo funciona y cuáles son los pasos para emitirla correctamente, adaptado a las regulaciones que estarán vigentes en 2025.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel, pero con beneficios adicionales. Este tipo de factura permite automatizar procesos, garantizar la autenticidad mediante firma electrónica y cumplir con las normativas de la Agencia Tributaria.
Ventajas de la factura electrónica
- Reducción de errores humanos en los datos.
- Ahorro de tiempo en su emisión y almacenamiento.
- Cumplimiento normativo asegurado.
- Mayor seguridad frente al fraude.
¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica en 2025?
A partir de las fechas clave establecidas por la Ley Crea y Crece, la obligatoriedad será gradual:
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Fecha |
Quiénes deben emitir facturas electrónicas |
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2025 |
Empresas con facturación superior a 8 millones de euros anuales. |
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Principios de 2026 |
Todas las pymes y autónomos que operen en el ámbito B2B (Business to Business). |
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Finales de 2026 |
Autónomos con menor facturación o transacciones puntuales en el sector privado. |
Recuerde que el incumplimiento puede acarrear multas de hasta 10.000 euros por factura no emitida en formato electrónico.
Pasos para emitir la factura electrónica
El poder emitir una factura electrónica es más sencillo de lo que parece si sigue estos pasos:
1. Reúna toda la información necesaria
Antes de empezar, asegúrese de tener a mano los datos completos de su cliente, incluyendo:
- Nombre o razón social.
- NIF o CIF.
- Dirección fiscal.
2. Elija un software de facturación homologado
Seleccione un programa que cumpla con las exigencias legales y técnicas. Este software debe:
- Generar facturas en formatos reconocidos (PDF, XML, Facturae 3.2).
- Garantizar la integridad de los datos con firma electrónica.
3. Cree su factura electrónica
Complete todos los campos obligatorios:
- Número y fecha de la factura.
- Descripción detallada de productos o servicios.
- Base imponible, IVA e importe total.
4. Firme electrónicamente la factura
Para garantizar su validez legal, la factura debe incluir una firma electrónica certificada.
5. Envíe la factura
Envíela a su cliente mediante correo electrónico o plataformas seguras como FACeB2B para empresas privadas, o FACe para administraciones públicas.
6. Almacene la factura correctamente
Guarde las facturas emitidas durante al menos 4 años en formato digital, cumpliendo con la normativa de la Agencia Tributaria.
Errores comunes al emitir facturas electrónicas
Para evitar problemas, asegúrese de no cometer estos errores habituales:
- Usar software no homologado: Puede generar facturas inválidas.
- Olvidar la firma electrónica: Sin ella, la factura no tiene validez legal.
- Omitir datos esenciales: Como NIF del cliente o descripción detallada.
Requisitos para emitir una factura electrónica
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Requisito |
Descripción |
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Formato |
PDF, XML o Facturae 3.2. |
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Firma electrónica |
Obligatoria para garantizar autenticidad e integridad. |
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Contenido obligatorio |
Datos del emisor y receptor, número de factura, fecha, base imponible, tipo impositivo e importe total. |
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Almacenamiento |
Obligatorio conservarla digitalmente por 4 años. |
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Medios de envío |
Correo electrónico o plataformas seguras (FACe, FACeB2B). |
Multas por incumplir la normativa
El incumplimiento de la normativa de facturación electrónica puede conllevar importantes sanciones económicas. Aquí le dejamos un resumen de las principales multas:
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Infracción |
Sanción económica |
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No emitir factura electrónica |
Hasta 10.000 € por factura no emitida. |
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Uso de software no homologado |
Multas de hasta 50.000 € para el comercializador o usuario del programa. |
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Falta de almacenamiento durante 4 años |
Hasta 6.000 € por cada factura no almacenada correctamente. |
Conclusión
La factura electrónica no solo es un requisito legal, sino una oportunidad para modernizar la gestión de su negocio. En Asesoría Lamas, entendemos que adaptarse a esta nueva normativa puede parecer un desafío. Por eso, le ofrecemos un acompañamiento personalizado para que cumpla con todos los requisitos de forma sencilla y eficiente.
¿Tiene dudas sobre cómo empezar?
Contáctenos hoy mismo, y nuestro equipo de expertos en Barcelona estará encantado de ayudarle a implementar la factura electrónica sin complicaciones.
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Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica
¿Es necesario un software específico para emitir facturas electrónicas?
Sí, debe utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria que cumpla con los requisitos legales, incluyendo la generación de formatos reconocidos como Facturae, XML o PDF, y que permita la firma electrónica.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
Es obligatorio conservarlas por un mínimo de 4 años, de forma digital, para cumplir con las normativas fiscales.
¿Puedo emitir una factura electrónica sin el consentimiento del cliente?
No. Según la normativa, el cliente debe aceptar recibir facturas electrónicas. En caso contrario, podrá requerir que se emita en papel.
¿Es diferente la factura electrónica para la Administración Pública?
Sí, las facturas dirigidas a la Administración deben cumplir requisitos adicionales, como el uso del formato Facturae, firma electrónica basada en un certificado reconocido y envío a través de plataformas como FACe.
¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?
Entre las principales ventajas destacan:
- Ahorro de tiempo y costes.
- Reducción de errores.
- Cumplimiento normativo garantizado.
- Mayor seguridad y trazabilidad.